fbpx
vertrouwenspersoon lvv

Wanneer ga je in gesprek met een vertrouwenspersoon?

Wie in een vervelende situatie op het werk is beland, ziet soms niet meer hoe hij of zij het tij kan keren. Wellicht voelt het zelfs uitzichtloos. Dat kan vervelende gevolgen hebben. Want dit kan stress en conflicten veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Daarom is het verstandig om tijdig aan de bel te trekken. Dan kan je bij een vertrouwenspersoon te rade gaan. Maar wat doet een vertrouwenspersoon eigenlijk?

 

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon heeft drie kerntaken. Deze taken zijn enerzijds gericht op medewerkers, anderzijds op organisaties. Voor de medewerker is de vertrouwenspersoon vaak een eerste aanspreekpunt. De veilige setting maakt dat de medewerker zijn of haar verhaal kwijt kan. Voor de organsatie is een vertrouwenspersoon iemand die zorgt voor voorlichting en informatie richting het personeel en management. Daarnaast kan de organisatie gevraagd en ongevraagd advies verwachten.

Het werk van een vertrouwenspersoon richt zich op twee aandachtsgebieden:

  • ongewenste omgangsvormen
  • integriteitsschendingen

Dit vormt de basis van het werk. Een vertrouwenspersoon dient voor beide aandachtsgebieden geschoold te zijn.

In gesprek over ongewenst gedag

Medewerkers die last hebben van ongewenst gedrag van een collega of leidinggevende zullen het steeds moeilijker vinden om hun werk naar behoren te doen. Zulk gedrag ontstaat vaak ook niet van de ene op de andere dag. Vaak sluimert het een poos, wordt het erger en is het op een dag onhoudbaar. Hier kunnen weken overheen gaan, maar dit kan ook maanden en zelfs jaren aanhouden. Voor een medewerker die dit meemaakt, kan het een heel eenzaam proces zijn en het blijkt lastig te zijn om op te treden tegen de dader. Daarbij komt dat het soms zo vilein plaats vindt, dat de medewerker het ook ingewikkeld vindt om het te bewijzen.

Met medewerkers die dit ervaren, ga ik in gesprek. We onderzoeken samen wat er gebeurt en wat daar het effect van is. De medewerker weet dat meestal wel, maar het helpt om dit samen te concretiseren. Dan kijken we naar mogelijke oplossingen, zonder dat de medewerker direct de beste oplossing kiest. De consequenties van de oplossingen worden ook gewogen. Soms zijn er wel 10 oplossingen te bedenken, maar is er 1 die het beste voelt. Het kan ook zijn dat dit de beste eerste stap is, maar dat er meer nodig is. Ik begeleid de medewerker bij het ondernemen van acties en het oplossen van de situatie. Dat betekent dat ik het probleem niet oplos, maar wel beschikbaar of aanwezig ben en de medewerker bij sta. Hij of zij staat er niet alleen voor.

Wat is ongewenst gedrag?

Ongewenst gedrag is gedrag van anderen wat als kwetsend wordt ervaren. De veiligheid is in het geding, ook als het ongewenste gedrag niet fysiek is. Het kan structurele vormen aannemen. Dat betekent dat iemand het minimaal 3x per week gedurende enkele maanden ervaart.

Onder ongewenst gedrag verstaan we:

  • Pesten
  • Seksuele intimidatie
  • Machtsmisbruik
  • Agressie
  • Geweld
  • Discriminatie

In gesprek over integriteit

Medewerkers die een integriteitsschending ontdekken, worden geconfronteerd met een spannende situatie. Ze voelen van nature dat dit een halt toegeroepen moet worden, maar voorzien vaak vervelende consequenties voor zichzelf. Zij hebben bij uitstek behoefte om te sparren over hetgeen ze hebben ontdekt, zonder er direct mee naar een leidinggevende te stappen. Als de leidinggevende betrokken is bij de integriteitskwestie, wordt het voor de medewerker nog spannender.

In zulke situaties is het vaak ook zo dat de medewerker die het ontdekt zelf weinig last heeft van de kwestie. Daarentegen leidt de organisatie er wel onder. De impact kan zelfs nog groter zijn. Zo kunnen er gevolgen voor de volksgezondheid of dierenwelzijn zijn of kan het milieu er onder lijden.

Deze medewerkers komen in gewetensnood.

Wat is een integriteitsschending?

Er zijn verschillende soorten integriteitsschendingen. In alle gevallen botsen ze met gestelde normen en waarden; de integriteit.

  • We spreken van een onregelmatigheid als er (structurele) fouten in de uitvoering worden gemaakt die zo ernstig zijn dat ze verantwoordelijkheid van een leidinggevende overstijgen.
  • Een integriteitsincident is een gebeurtenis die een gevaar vormt voor integere bedrijfsvoering. Dit raakt de veiligheid binnen de organisatie, maar ook daarbuiten.
  • Een inbreuk op het EU-recht valt ook onder integriteitsindicidenten. Hierbij kan je denken aan gesjoemel met aanbestedingen, productveiligheid, bescherming persoonsgegevens. Maar ook aan witwassen en het financieren van terrorisme.
  • Wanneer het maatschappelijk belang in het geding is, dan praten we over een misstand. Er is dan sprake van het overtreden van de wet, met een dreigend gevaar voor de volksgezondheid of een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst.

Medewerkers die te goeder trouw melding maken van een integriteitsschending zoals hierboven, kunnen zich in veel gevallen beroepen op de Wet Huis van Klokkenluiders.

Organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn verplicht om een meldregeling voor integriteitsschendingen te hebben. Dit wordt ook wel een klokkenluidersregeling genoemd. Ook kleinere bedrijven hebben soms te maken met een dergelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer ze financiele diensten leveren.

Gesprekken met een vertrouwenspersoon

Dit zijn over het algemeen gesprekken met een emotionele lading. Daarom is het verstandig om de medewerker eerst de ruimte te geven en het verhaal te vertellen. Dit kan in eerste instantie best een warrig verhaal zijn, omdat iemand het voor het eerst in volle omvang kan delen. In zo’n gesprek probeert de vertrouwenspersoon zaken wat te kaderen en onderzoekt wat de gevolgen zijn voor de medewerker. In een volgens gesprek krijgt het gesprek vaak meer structuur. Daarna, als de medewerker daar behoefte aan heeft, wordt gezocht naar mogelijke oplossingen en wordt bekeken wat de consequenties zijn. Dit is belangrijk, omdat het vervolg daarop wordt afgestemd.

Vertrouwelijkheid

Gesprekken met een vertrouwenspersoon zijn vertrouwelijk. Dat betekent dat er over de inhoud en over de medewerker in kwestie niks gedeeld wordt met de werkgever. Alleen dan kan een medewerker zich vrij en veilig uiten over zijn of haar ervaring.

Als er sprake is van een strafbaar feit, dan kan de vertrouwelijk niet meer geheel gegarandeerd worden. Dit geschied echter altijd volledig in samenspraak met de medewerker in kwestie. Zo lang de bescherming van de medewerker gewaarborgd kan worden, zal de vertrouwenspersoon dat doen. Vertrouwelijkheid en veiligheid vormen de basis van het werk van een vertrouwenspersoon. Om die reden zal er alles gedaan worden om de medewerker te beschermen.

Binnen de organisatie kan een vertrouwenspersoon zich, mits afgesproken, beroepen op het verschoningsrecht (net als OR-leden). Buiten de organisatie, bijvoorbeeld in de rechtzaal, kan dat niet.

Daarom is het goed om hier vooraf helderheid over te hebben en afspraken over te maken.

Wordt de werkgever helemaal niet geïnformeerd?

Een vertrouwenspersoon levert jaarlijks een volledig geanonimiseerd rapport aan. Daarin wordt opgesomd van welke onderdelen van de twee aandachtgebieden er meldingen zijn binnengekomen. Daarbij wordt geen informatie gedeeld die kan leiden naar een medewerker, een afdeling of een bedrijfsonderdeel. Dit rapport is bedoeld voor de OR, die gevolg moet geven aan de conclusies die getrokken kunnen worden op basis van het rapport.

 

Nut en noodzaak van een vertrouwenspersoon

De meeste organisaties hebben wel iets geregeld. De werkgever dient immers een veilige werkomgeving te creëren. En dan gaat het niet alleen om fysieke veiligheid en voorzieningen zoals een helm, werkschoenen, een bril, rijtijdenregistraties of een brandwerend vest. Het gaat ook om sociale veiligheid. Hoe de organisatie daar mee om gaat, staat beschreven in het PSA beleid; psycho-sociaal beleid.

Daaronder valt bijvoorbeeld ook de beschikbaarheid van een bedrijfsarts, een bedrijfsmaatschappelijk werker en een preventiemedewerker. Een vertrouwenspersoon is daar een aanvulling op.

De vertrouwenspersoon is in het rijtje van deze functionarissen vaak de eerste waar een medewerker zich zal melden. Een bedrijfsarts is meestal niet beschikbaar voor dit soort kwesties en heeft in de basis ook een hele andere taak. Daarbij komt dat medewerkers bij een bedrijfsarts vaak al gauw het gevoel hebben dat de arts vooral de belangen van de werkgever voor ogen heeft. Voor een gesprek met een bedrijfsmaatschappelijk werker heb je vaak een doorverwijzing nodig van een bedrijfsarts of HR. De preventiemedewerker is meestal onderdeel van de afdeling HR. En daarvoor geldt dat medewerkers ze als business partners zien, zoals ze zichzelf ook vaak noemen. Meer focus op de organisatie, minder voor het personeel.

Is de beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon daarom een noodzaak? Misschien denk je dat de omvang van de organisatie en de core business van de organisatie daarbij ook een rol spelen. Dat het voor kleine organisaties minder relevant is. Maar ik ben geneigd om te zeggen dat het voor vrijwel iedere organisatie relevant kan zijn.

Het getuigt van goed werkgeverschap. Een werkgever die dit faciliteert voor z’n medewerkers laat zien dat hij oog heeft voor de (sociale) veiligheid en niet klakkeloos aanneemt dat er niks aan de hand is binnen de organisatie.

En beschikbaar stellen betekent nog niet dat medewerkers de deur bij de vertrouwenspersoon plat lopen. Uit onderzoek blijft dat 1 op de 8 medewerkers wel eens ongewenst gedrag heeft ervaren. Misschien niet structureel en wellicht is het een poos geleden. Maar als je met deze verhouding doorrekend, dan kan het niet anders dan dat er 10.000-en medewerkers op dit moment hinder ondervinden van ongewenst gedrag. In de wetenschap dat slechts 37% van de medewerkers daadwerkelijk actie onderneemt en het gesprek er over aangaat, kunnen we stellen dat er in te veel gevallen gekozen wordt om te zwijgen.

Dat doet de medewerker geen goed. En de organisatie ook niet.

Op deze pagina lees je ook wat het effect van ongewenst gedrag is op medewerkers die het ervaren en wat het een werkgever oplevert om te kiezen voor een preventieve aanpak en een curatieve aanpak.