fbpx
extern vertrouwenspersoon

Een veilige werkplek voor iedereen

Iedereen heeft recht op een veilige werkplek. Het creëren van zo’n veilige werkplek vraagt iets van de organisatie en van haar medewerkers. Helaas is het niet van zelfsprekend. Zelfs als een organisatie een heldere gedragscode en een goed doordacht klachtenreglement heeft. Staat de deur van de leidinggevende altijd open? Dat betekent ook niet dat er niks aan de hand is op de werkvloer. De cijfers over ongewenste gedrag en integriteitsincidenten zijn schrikbarend.

Bewustwording op alle niveaus in de organisatie is een belangrijke stap. Laagdrempelige interventies dragen bij aan een gezondere bedrijfscultuur en betere bedrijfsvoering en aan het werkplezier en de motivatie van medewerkers.

Win-Win voor de organisatie en haar medewerkers.

Mijn werk als vertrouwenspersoon richt zich op twee aandachtgebieden.

Ongewenste omgangvormen

  • Pesten
  • Agressie of geweld
  • Machtsmisbruik
  • Discriminatie
  • Seksuele intimidatie

Integriteitschendingen

  • Onregelmatigheid
  • Integriteitsincident
  • Misstand
  • inbreuk op het EU-recht
  • Overtreden van de wet

In de media is er momenteel volop aandacht voor ongewenst gedrag. Tegen wil en dank halen organisaties het nieuws. Doordat er meer aandacht voor is, zijn medewerkers zich ook meer bewust van het  gedrag wat zijzelf als ongewenst ervaren. Dat is op zichzelf een goed teken. Maar dat betekent ook organisaties nu inteventies in het beleid moet opnemen om deze medewerkers tegemoet te komen en een helpende hand te bieden.

Het aanbieden van gesprekken met extern vertrouwenpersoon is effectieve manier.

Er zijn over het algemeen zeker 10 oplossingsrichtingen die een medewerker kan overwegen. Een medewerker ziet er soms maar 1 of zelfs geen enkele. Daarbij komt, dat medewerkers in eerste instantie meestal niet op zoek zijn naar een oplossingsrichting, maar naar een luisterend oor en begeleiding om beter om te kunnen gaan met de situatie. Daarna zullen we samen onderzoeken welke route naar de best passende oplossing leidt.

Vertrouwenspersoon voor organisaties

Organisaties kunnen een beroep op mij doen om afdelingen en medewerkers te informeren, te inspireren en te adviseren. Enerzijds bevorder je daarmee de bewustwording van eigen gedrag en gewenst gedrag, anderzijds gaat er een preventieve werking van uit. Medewerkers die zich bewuster worden van hun eigen invloed op de werksfeer of cultuur op de afdeling kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan een betere samenwerking en daarmee aan een gezondere bedrijfsvoering.

Er zijn diverse interventies mogelijk om dit samen op een laagdrempelige of iets steviger manier aan te kaarten en bespreekbaar te maken. Bijvoorbeeld door middel van:

  • Presentaties tijdens een werkoverleg
  • Kennismaken tijdens koffiepauzes
  • Informeren via intranet
  • Workshops voor medewerkers
  • Workshops voor leidinggevenden
  • Een interne communicatiecampagne
  • Advisering van HR/OR/MT/Directie
  • Waag-de-Vraag lunchsessies
  • Online inloopspreekuur
  • Thematische webinars

Vertrouwenspersoon verplicht?

Vanuit de Arbowet zijn werkgevers verplicht om een veilige werkomgeving voor medewerkers te creëren. Dat betekent niet dat een vertrouwenspersoon een verplicht gegeven is. Veel organisaties kiezen er echter wel voor om binnen het PSA beleid een dergelijke interventie op te nemen. De omvang en de sector waarin een organisatie zich bevindt, spelen een rol als het gaat om integriteit en de aanpak ervan. Zo is een meldregeling Klokkenluiders verplicht voor organisaties met meer dan 50 medewerkers en dienen kleinere financiele dienstverleners ook een meldregeling Klokkenluiders te hebben. In die gevallen is het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon een eenvoudige en adequate oplossing.

Wanneer een organisatie geen meldregeling heeft opgenomen in het beleid, dan nemen men een risico. Een onnodig risico.

Naast een meldregeling speelt de gedragscode een belangrijke rol. Welke normen en waarden zijn gewenst, hoe wil de organisatie dit terug zien in het gedrag en handelen van de medewerkers en wat zijn de positieve (en negatieve) gevolgen als men besluit zich niet aan de gedragscode te houden.

Medewerkers die een beroep doen op een vertrouwenspersoon zijn de ambassadeurs van de gedragscode. Door hen te faciliteren en te ondersteunen maakt een organisatie tevens duidelijk ze waarde hechten aan de gestelde normen en waarden in de gedragscode.

Organisaties die aandacht hebben voor ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties en daar vroegtijdig en laagdrempelig interventies voor aanbieden, voorkomen inefficiente besteding van werktijd, slechter functioneren van 1 of meerdere medewerkers, verzuimdagen, coachtrajecten of mediation en zelfs VSO’s en kosten voor outplacement.

Werken op basis van vertrouwen

Het is van belang dat ook wij, als werkgever en vertrouwenspersoon, op basis van vertrouwen met elkaar samenwerken. Openheid bij aanvang van onze samenwerking draagt daar aan bij.  Daarom maak ik graag uitgebreid kennis en verdiep ik me in je organisatie, de bedrijfscultuur, het PSA-beleid, de reglementen en de gedragscode. Waar nodig kan ik dan al advies geven en als jouw sparringspartner fungeren.

Omdat medewerkers dingen met mij delen over de organisatie die veelal niet zo positief zijn, vind ik het belangrijk om te benadrukken dat deze informatie bij mij veilig is, zoals dat ook voor de medewerkers geldt.

De samenwerking leggen we vervolgens in een voorafopgestelde overeenkomst vast. Dat helpt ons allebei.

10 redenen om een vertrouwenspersoon beschikbaar te stellen

Misschien is het binnen je organisatie al best goed geregeld en vraag je je af waarom het toch verstandig om een externe vertrouwenspersoon in het beleid om te nemen.

Om daar een goed advies over te kunnen geven, moet ik eigenlijk meer van de situatie weten. Echter, uit onderzoek is gebleken dat deze redenen voor organisaties de doorslag hebben gegeven:

R

Er zijn functies die onvereenigbaar zijn met de rol van vertrouwenspersoon. Toch blijken deze functionarissen wel vaak deze neventaak te bekleden.

R

Medewerkers willen extern toetsen of hun gedachten of conclusies kloppen. Dat voelt veiliger en objectiever.

R

Bij leidinggevenden voelen medewerkers zich (helaas) vaak niet welkom of veilig als het op ongewenste omgangsvormen aankomt.

R

Interne vertrouwenspersonen zijn ook collega’s waar je mee moet samenwerken. Misschien niet nu, maar dat neemt niet weg dat het in de toekomst wel kan voorkomen.

R

Een gedragscode leeft minder binnen de organisatie als er geen zichtbare en toegankelijke handvatten aan gekoppeld zijn.

R

Een medewerker kan zelf soms niet meer goed overzien wat de consequenties zijn van het wel of niet melden van kwesties. Daarvoor heeft hij of zij een ‘spiegel’ nodig.

R

De cijfers over ongewenste omgangsvormen zijn zorgwekkend. Dat betekent dat er, ook al zijn er wel eens meldingen, er wat sluimert onder de oppervlakte en er een specifieke, situationele reden is waarom medewerkers zich niet melden. Het is in het belang van de organisatie dit ook boven water te krijgen.

R

Je voorkomt langdurig verzuim, conflicten, verbetertrajecten, coachtrajecten, mediation, outplacement en ongewenst verloop onder personeel.

R

Een informele oplossing is dichtbij als er een vertrouwenpersoon geraadpleegd kan worden.

R

Ook de dader van ongewenst gedrag moet ergens terecht kunnen. Door diegene ook een mogelijkheid te bieden om met wat hulp zijn of haar gedrag te veranderen, bereik je als werkgever ook je doel.

Ik ben inzetbaar voor organisaties in de regio Zoetermeer, Lansingerland, Gouda, Haaglanden en Leiden. De gesprekken met medewerkers vinden plaats in mijn kantoor in Zoetermeer.

Ik heb ervaring opgedaan in de zakelijke en financiële dienstverlening, zorg & welzijn, transport & logistiek, en bij de overheid. Als vertrouwenspersoon ben ik tevens inzetbaar bij een sportvereniging of de cultuursector.

Vertrouwenspersoon voor medewerkers

Onderzoek maakt duidelijk: 1 op de 8 medewerkers heeft te maken met ongewenste omgangsvormen zoals (seksuele) intimidatie, machtsmisbruik, pesten, agressie/geweld of discriminatie. Slechts een klein deel (37%) gaat hierover in gesprek. Het onveilige gevoel wat door het ongewenste gedrag ontstaat, maakt dat het spannend om het aan te kaarten.

Toch is het heel verstandig om er over in gesprek te gaan.

Wanneer je dit soort dingen geruime tijd ervaart, ontwikkel je stress. Langdurige stress heeft hele vervelende gevolgen voor iemands’ fysieke en mentale gezondheid. Iemand die stress heeft, belandt in een vicieuze cirkel en daar komt daar moeilijk uit zonder hulp.

Stress door ongewenste omgangsvormen of integriteitskwesties kan leiden tot:

  • Piekeren
  • Wakker liggen
  • Vermijdingsgedrag
  • Kort lontje
  • Ongezonde gewoontes
  • Eenzaamheid
  • Cognitieve problemen
  • Conflicten
  • Demotivatie
  • Stemmingsklachten
  • Fysieke roofbouw
  • Overspannenheid
  • Depressie
  • Hartklachten

Medewerkers en organisaties doen er goed aan om dit te voorkomen.

In gesprek met de medewerker onderzoek ik wat de mogelijkheden zijn en hoe hij of zij de situatie het hoofd kan bieden. Soms helpt het al om het verhaal kwijt te kunnen. Ik denk graag met mee en kan waar nodig adviseren.

Medewerkers twijfels soms best een tijd aan de gevoelens die ze ontwikkelen wanneer ze ongewenst gedrag ervaren. Intmidatie en pesten begint vaak heel klein. Het valt nauwelijks op. In de loop van de tijd wordt het erger. Voor de medewerker die er  hinder van ondervindt, is er vervolgens een flinke drempel opgeworpen. Het vraagt moed om er dan toch over in gesprek te gaan.

Ik bied de medewerker een veilige omgeving en een luisterend oor. Mijn onafhankelijkheid draagt hier aan bij. Doordat ik geen onderdeel uitmaak van de organisatie, is het voor de medewerker veiliger en eenvoudiger om een kwestie voor te leggen. Ook als er twijfels zijn of ik wel de juiste persoon ben om het aan voor te leggen.

Door mijn onfhankelijke positie, ben ik een neutrale en objectieve buitenstaander.

Tips voor medewerkers

Ben je als medewerker op zoek naar informatie over een vertrouwenspersoon, omdat je in een vervelende situatie bent beland? Kan je daar wel wat hulp bij gebruiken, maar weet je niet waar je goed aan doet?

Dan geven deze tips wellicht meer helderheid.

=

Ik raad je aan om de gedragscode van je werkgever, sportclub of vereniging er bij te pakken. Hierin lees je wat men als gewenst gedrag beschouwt en welk gedrag er niet getolereerd wordt. Vaak staat er ook beschreven wat mogelijk gevolgen van ongewenst gedrag zijn.

=

Je werkgever, sportclub of vereniging heeft vast wel een handboek of reglement waarin wordt beschreven hoe men om gaat met misstanden of schendingen van integriteit. Dit helpt je om intern je weg te vinden.

=

Organisaties hebben meestal ook een interne vertrouwenspersoon. Dat is meestal iemand waar je onopvallend mee in gesprek kan over je situatie en die je advies kan geven over vervolgstappen.

=

Er zijn functies die als onvereenigbaar worden gezien met de rol van vertrouwenspersoon. Heb je twijfels of de interne vertrouwenspersoon objectief of onafhankelijk is? Kijk dan eens wat daarover wordt gezegd in het beleid over de inzet van een vertrouwenspersoon.

=

De gesprekken zijn vertrouwelijk en de inhoud wordt niet gedeeld met je werkgever. Je anonimiteit is gegarandeerd. Wanneer er sprake is van een strafbaar feit of een delict waarmee je eigenlijk naar de politie zou moeten, dan kunnnen we samen kijken wat in die situatie de beste optie is.

Mijn advies aan jou is om er over in gesprek te gaan, want vervelende emoties en gedachten gaan niet vanzelf weg. Als je ze negeert, worden ze groter en heftiger. Daarom is het goed om de confrontatie met je emoties en gevoelens aan te gaan.

Blijf niet piekeren. Stap over je twijfel heen. Door ergens over in gesprek te gaan, erken je jouw eigen emoties en waarden. Dat geeft lucht. Dat lucht op. En door zo’n eerste stap te zetten, werk je ook aan een verbetering van de situatie.

Ben je op zoek naar meer informatie? In deze blog beschrijf ik uitgebreider wat een vertrouwenspersoon doet.

vertrouwenspersoon coach zoetermeer
vertrouwenspersoon zoetermeer

LVV gecertificeerd en geregistreerd

Na mijn opleiding tot [extern] vertrouwenspersoon ben ik opgenomen in het register van LVV. Dit is de beroepsvereniging voor vertrouwenspersonen. Het LVV controleert iedere 4 jaar of ingeschreven vertrouwenspersonen nog voldoen aan de gestelde eisen en geven na goedkeuring een certificaat af.

In die periode dient de vertrouwenspersoon tijd en aandacht te besteden aan ontwikkeling en zelfreflectie.

Ik ben aangesloten bij een intervisiegroep en neem frequent deel aan cursussen waarmee ik mij als loopbaancoach èn vertrouwenspersoon ontwikkel.

Klik hier voor het LVV-register.

vertrouwenspersoon zoetermeer

Contact

Wil je van gedachten wisselen over de inzet van een vertrouwenspersoon en ben je benieuwd wat ik voor jouw organisatie kan betekenen? Ik licht het graag toe.

Je kan mij bereiken via telefoonnummer 06 – 489 30 092 of per e-mail manon@manonerich.nl.

Een bericht achterlaten kan ook. Dan neem ik daarna contact met je op.

Privacyverklaring

9 + 15 =