Vertrouwenspersoon

Iedereen heeft recht op een veilige werkplek. Het creëren van zo’n veilige werkplek vraagt iets van de organisatie en van haar medewerkers. Helaas is het niet vanzelfsprekend. Zelfs als een organisatie een heldere gedragscode en een goed doordacht klachtenreglement heeft.

Bewustwording op alle niveaus in de organisatie is een belangrijke stap. Laagdrempelige interventies dragen bij aan een gezondere bedrijfscultuur en betere bedrijfsvoering en aan het werkplezier en de motivatie van medewerkers.

Het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon is een win-win voor de organisatie en haar medewerkers.

Mijn werk als vertrouwenspersoon richt zich op twee aandachtsgebieden; ongewenst gedrag en integriteit.

Manon Erich loopbaancoach zoetermeer
onveilige werkvloer

Ongewenst gedrag

Ongewenst gedrag is niet altijd zichtbaar. Het kan heel stiekem en vilein zijn. Ongewenst gedrag kan ook ‘gewoon’ gevonden worden. Dan wordt het door omstanders gerelativeerd of geaccepteerd. Toch kan het heel schadelijk zijn voor medewerkers. Het feit dat omstanders het gedrag mede in stand houden, helpt het slachtoffer zeker niet.

Onder ongewenst gedrag wordt verstaan:

  • Pesten
  • Agressie of geweld
  • Machtsmisbruik
  • Discriminatie
  • Racisme
  • Seksuele intimidatie
  • Uitsluiten

 

Integriteitsschendingen zijn strafbare feiten. Daarbij kan je denken aan diefstal, fraude, gesjoemel met aanbestedingen, het delen of stelen van privacygegevens en schending van het EU-recht waarbij de veiligheid, het welzijn of de gezondheid van groepen mensen of de hele samenleving in het geding is. Bij integriteitskwesties is de melder iemand die getuige is of kennis heeft van de schending en daardoor in gewetensnood is gekomen. Zo iemand wordt beschermd door de WBK, de Wet bescherming klokkeluiders. Deze persoon moet kunnen vertrouwen op anonimiteit. Sommige werkgevers zijn verplicht hiervoor een heldere procedure te hebben waarin de anonimiteit gewaarborgd is.

Wil je meer lezen over grensoverschrijdend gedrag? Lees dan mijn blog over onveiligheid op de werkvloer.

advies en interventies

Vertrouwenspersoon voor organisaties

Organisaties kunnen een beroep op mij doen om afdelingen en medewerkers te informeren, te inspireren en te adviseren. Enerzijds bevorder je daarmee de bewustwording van eigen gedrag en gewenst gedrag, anderzijds gaat er een preventieve werking van uit. Medewerkers die zich bewuster worden van hun eigen invloed op de werksfeer of cultuur op de afdeling kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan een betere samenwerking en daarmee aan een gezondere bedrijfsvoering.

Er zijn diverse interventies mogelijk om dit samen op een laagdrempelige of iets steviger manier aan te kaarten en bespreekbaar te maken. Bijvoorbeeld door middel van:

  • Presentaties tijdens een werkoverleg
  • Kennismaken tijdens koffiepauzes
  • Informeren via intranet
  • Workshops voor medewerkers
  • Workshops voor leidinggevenden
  • Een interne communicatiecampagne
  • Advisering van HR/OR/MT/Directie
  • Waag-de-Vraag lunchsessies
  • Online inloopspreekuur
  • Thematische webinars

    Is een vertrouwenspersoon verplicht?

    Vanuit de Arbowet zijn werkgevers verplicht om een veilige werkomgeving voor medewerkers te creëren. Dat betekent niet dat een vertrouwenspersoon een verplicht gegeven is. Veel organisaties kiezen er echter wel voor om binnen het PSA beleid een dergelijke interventie op te nemen. De omvang en de sector waarin een organisatie zich bevindt, spelen een rol als het gaat om integriteit en de aanpak ervan. Zo is een meldregeling Klokkenluiders verplicht voor organisaties met meer dan 50 medewerkers en dienen kleinere financiële dienstverleners ook een meldregeling Klokkenluiders te hebben. In die gevallen is het beschikbaar stellen van een vertrouwenspersoon een eenvoudige en adequate oplossing.

    Wanneer een organisatie geen meldregeling heeft opgenomen in het beleid, dan nemen men een risico. Een onnodig risico.

    Naast een meldregeling speelt de gedragscode een belangrijke rol. Welke normen en waarden zijn gewenst, hoe wil de organisatie dit terug zien in het gedrag en handelen van de medewerkers en wat zijn de positieve (en negatieve) gevolgen als men besluit zich niet aan de gedragscode te houden.

    Medewerkers die een beroep doen op een vertrouwenspersoon zijn de ambassadeurs van de gedragscode. Door hen te faciliteren en te ondersteunen maakt een organisatie tevens duidelijk ze waarde hechten aan de gestelde normen en waarden in de gedragscode.

    Organisaties die aandacht hebben voor ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties en daar vroegtijdig en laagdrempelig interventies voor aanbieden, voorkomen inefficiënte besteding van werktijd, slechter functioneren van 1 of meerdere medewerkers, verzuimdagen, coachtrajecten of mediation en zelfs VSO’s en kosten voor outplacement.

    Samenwerken

    Het is van belang dat ook wij, als werkgever en vertrouwenspersoon, op basis van vertrouwen met elkaar samenwerken. Ik wil een goed beeld van de organisatie krijgen. Openheid bij aanvang van onze samenwerking draagt daaraan bij.

    Daarom maak ik graag uitgebreid kennis.

    Omdat medewerkers dingen met mij delen over de organisatie die veelal niet zo positief zijn, vind ik het belangrijk om te benadrukken dat deze informatie bij mij veilig is, zoals dat ook voor de medewerkers geldt.

    Zijn we akkoord? Dan verdiep ik me vanzelfsprekend in de organisatie, de bedrijfscultuur, het PSA-beleid, de reglementen en de gedragscode. Waar nodig kan ik advies geven en als sparringpartner fungeren.

    Ik maak een samenwerkingsovereenkomst voor een jaar die stilzwijgend verlengd wordt, tenzij we anders besluiten. De overeenkomst bestaat uit 2 delen waaruit onze afspraak bestaat: basisdienstverlening en het vooraf afgenomen gesprekken. Daarmee is mijn inzet voor dat aantal gesprekken gegarandeerd.

    Aanvullend kunnen we ook afspraken maken over workshops, teamsessies en aanwezigheid bij presentaties.

    Dit samenwerkingsovereenkomst bestaat uit twee delen:

    1. Basisdiensverlening 
    • Mijn bereikbaarheid en beschikbaarheid als vertrouwenspersoon op werkdagen/kantooruren
    • Inlezen gedragscode, klachtenregeling, meldregeling van uw organisatie
    • Tussentijdse evaluatie(s) en een jaarlijkse rapportage
    • Advies aan het management, voorlichting en kennismaking met een team of afdeling

      Dit bedrag wordt bepaald door de omvang van de organisatie; het aantal medewerkers en locaties.. Daarnaast heeft de grootte en complexiteit van de organisatie ook z’n weerslag op de tijd die ik investeer in het opdoen van kennis van de organisatie, het inlezen in relevante documentatie, de tussentijdse evaluatie en de jaarlijkse rapportage.

      2. Gesprekken
      We stemmen af hoeveel gesprekken er vooraf ingekocht worden, met een minimum van 3. Daarmee is de basis voor 1 melding geregeld. Een traject bestaat doorgaans uit een intakegesprek, 3 tot 5 gesprekken en enkele keren tussentijds contact. Gesprekken worden op jaarbasis ingekocht en daarvoor geldt een gereduceerd tarief. Uiteraard kan het aantal gesprekken worden uitgebreid, als blijkt dat er vaker een beroep op mij wordt gedaan. Daarvoor bestaat de optie ‘betalen bij gebruik’ en een strippenkaart met een gereduceerd tarief. De ingekochte gesprekken vervallen na een jaar.

      Ik ben inzetbaar in de regio Haaglanden, Leiden, Lansingerland, Gouda en Rotterdam. De gesprekken met medewerkers vinden plaats in mijn kantoor in Zoetermeer of online via Zoom of Teams. Tijdens mijn afwezigheid kunnen medewerkers terecht bij collega’s waarmee ik ‘back-up’-afspraken heb gemaakt. Bijvoorbeeld bij Marianne Bovée. Zij is tevens mediator.

      Advies en interventies

      Managers, directie en teams

      Voor leidinggevenden fungeren ik, bij ongewenst gedrag in het team, als sparringspartner en adviseur. Samen analyseren en onderzoeken we de situatie, de gewenste situatie en stemmende helpende interventies af. Ik gebruik hierbij een systemische blik, gericht op zowel de bovenstroom als de onderstroom.

      Meestal volstaat het om alleen met de leidinggevende te sparren. Ik kan dan op gezette tijden meedenken, op afstand meekijken en adviseren. Door enige tijd met de leidinggevende op te trekken, werken we aan het verbeteren van de sfeer in het team, de samenwerking en aan het leiderschap van de leidinggevende.

      Vertrouwenspersoon

      Sociale en psychologische veiligheid

      Iedereen heeft recht op een veilige werkplek. Het creëren van zo’n veilige werkplek vraagt iets van de organisatie en van haar medewerkers. Helaas is het niet vanzelfsprekend. Zelfs als een organisatie een heldere gedragscode en een goed doordacht klachtenreglement heeft. Staat de deur van de leidinggevende altijd open? Dat betekent ook niet dat er niks aan de hand is op de werkvloer. De cijfers over ongewenste gedrag en integriteitsincidenten zijn schrikbarend.

      Bewustwording op alle niveaus in de organisatie is een belangrijke stap. Laagdrempelige interventies dragen bij aan een gezondere bedrijfscultuur en betere bedrijfsvoering en aan het werkplezier en de motivatie van medewerkers.

      Win-Win voor de organisatie en haar medewerkers.

      Mijn werk als vertrouwenspersoon richt zich op twee aandachtsgebieden:

      • Ongewenst (grensoverschrijdend) gedrag
      • Integriteit

      Waarbij ik mij met name gespecialiseerd heb in ongewenst gedrag en sociale en psychologische veiligheid.

      Informatie, inspiratie en advies

      Organisaties kunnen een beroep op mij doen om afdelingen en medewerkers te informeren, te inspireren en te adviseren. Enerzijds bevorder je daarmee de bewustwording van eigen gedrag en gewenst gedrag, anderzijds gaat er een preventieve werking van uit. Medewerkers die zich bewuster worden van hun eigen invloed op de werksfeer of cultuur op de afdeling kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan een betere samenwerking en daarmee aan een gezondere bedrijfsvoering.

      Er zijn diverse interventies mogelijk om dit samen op een laagdrempelige of iets steviger manier aan te kaarten en bespreekbaar te maken.

      Workshops

      Voor teams faciliteer ik workshops rondom sociale en psychologische veiligheid. Meestal start ik met een informatieve sessie, waarin het team met thema’s als vertrouwen, een constructief conflict, het herkennen van ondermijnend gedrag en eigen behoeften aan de slag gaat. Is er iets meer aan de hand, dan kan een aanvullende sessie plaatsvinden waarin de specifieke situatie en thema’s van het team centraal staan. 

      In de workshops kan het volgende aan bod komen:

      • Wat is psychologische veiligheid?
      • Wat is er voor nodig?
      • Wat ondermijnt het?
      • De thema’s van dit specifieke team
      • Elkaar horen, zien en respecteren
      • Praktijkvoorbeelden

      10 redenen

      =

      Er zijn functies die onverenigbaar zijn met de rol van vertrouwenspersoon. Toch blijken deze functionarissen wel vaak deze neventaak intern te bekleden.

      =

      Medewerkers willen extern toetsen of hun gedachten of conclusies kloppen. Dat voelt veiliger en objectiever.

      =

      Bij leidinggevenden voelen medewerkers zich (helaas) vaak niet welkom of veilig als het op ongewenste omgangsvormen aankomt.

      =

      Interne vertrouwenspersonen zijn ook collega’s waar je mee moet samenwerken. Misschien niet nu, maar dat neemt niet weg dat het in de toekomst wel kan voorkomen.

      =

      Een medewerker kan zelf soms niet meer goed overzien wat de consequenties zijn van het wel of niet melden van kwesties. Daarvoor heeft hij of zij een ‘spiegel’ nodig.

      =

      Je voorkomt langdurig verzuim, conflicten, verbetertrajecten, coachtrajecten, mediation, outplacement en ongewenst verloop onder personeel.

      =

      Een gedragscode leeft minder binnen de organisatie als er geen zichtbare en makkelijk toegankelijke handvatten aan gekoppeld zijn.

      =

      Ongewenst gedrag sluimert onder de oppervlakte en er is een specifieke, situationele reden waarom medewerkers zich niet intern melden. Het is in het belang van de organisatie dit ook boven water te krijgen.

      =

      Een informele oplossing is dichtbij als er een vertrouwenspersoon geraadpleegd kan worden.

      =

      Ook de dader van ongewenst gedrag moet ergens terecht kunnen. Door diegene ook een mogelijkheid te bieden om met wat hulp zijn of haar gedrag te veranderen, bereik je als werkgever ook je doel.

      LVV geregistreerd

      Na mijn opleiding tot [extern] vertrouwenspersoon ben ik opgenomen in het register van LVV. Dit is de beroepsvereniging voor vertrouwenspersonen. Het LVV controleert iedere 4 jaar of ingeschreven vertrouwenspersonen nog voldoen aan de gestelde eisen en geven na goedkeuring een certificaat af.

      In die periode dient de vertrouwenspersoon tijd en aandacht te besteden aan ontwikkeling en zelfreflectie.

      Ik ben aangesloten bij een intervisiegroep en neem frequent deel aan cursussen waarmee ik mij als loopbaancoach èn vertrouwenspersoon ontwikkel.

      LVV vertrouwenspersoon zoetermeer

      Vertrouwenspersoon Zoetermeer

      Ik werk zowel live als online

      Werkadres:

      Crown Business Center

      Boerhaavelaan 40, Zoetermeer

      manon@manonerich.nl

      06 – 489 30 092

      Manon Erich

      loopbaanadvies en coaching

      KvK nummer: 67747124

      BTW nummer: NL002043204B12

      Algemene voorwaarden

      Privacyverklaring